1. Who you are dealing with

1. Con quién está tratando

This website and the services described on it are provided by Ponce Payroll Compliance, a one-person payroll compliance practice based in Florida and serving Miami, Orlando and the corridor between them in person, and clients anywhere in the United States remotely. All work is performed personally by Mel Ponce, FPC. In these terms, "I" and "me" mean Ponce Payroll Compliance, and "you" means the business that hires me or the person reading this site.

Este sitio web y los servicios que en él se describen son provistos por Ponce Payroll Compliance, una práctica de cumplimiento de nómina de una sola persona con base en Florida, que atiende en persona a Miami, Orlando y el corredor entre ambas, y de forma remota a clientes en cualquier parte de Estados Unidos. Todo el trabajo lo realiza personalmente Mel Ponce, FPC. En estos términos, "yo" significa Ponce Payroll Compliance, y "usted" significa la empresa que me contrata o la persona que lee este sitio.

The full legal name of the owner, and the registration under which invoices are issued, appear in the engagement letter you sign and on every invoice.

El nombre legal completo de la titular, y el registro bajo el cual se emiten las facturas, aparecen en la carta de compromiso que usted firma y en cada factura.

2. What the service is — and what it is not

2. Qué es el servicio — y qué no es

I review how your payroll is set up and run, compare it against published federal, state and local payroll rules, and give you a written report of what I found and what to do about it. That is the whole product.

Reviso cómo está configurada y cómo se ejecuta su nómina, la comparo con las reglas de nómina federales, estatales y locales publicadas, y le entrego un informe escrito con lo que encontré y qué hacer al respecto. Ese es el producto completo.

I am a certified payroll professional (FPC). I am not an attorney, not a certified public accountant, and not an enrolled agent. Nothing I give you is legal advice, tax advice or accounting advice, and nothing on this website or in a report creates an attorney-client or accountant-client relationship. My reports describe rules that are published and public; they do not interpret the law for your particular dispute. Where a question needs a lawyer, a CPA or an enrolled agent, the report says so and I will tell you plainly.

Soy profesional certificada de nómina (FPC). No soy abogada, ni contadora pública certificada, ni agente registrada ante el IRS. Nada de lo que le entrego constituye asesoría legal, fiscal ni contable, y nada en este sitio web ni en un informe crea una relación abogado-cliente ni contador-cliente. Mis informes describen reglas publicadas y públicas; no interpretan la ley para su disputa particular. Cuando una pregunta requiere un abogado, un CPA o un agente registrado, el informe lo dice y yo se lo digo con claridad.

I also do not do these things, ever:

Tampoco hago nunca lo siguiente:

• File your payroll tax returns as your agent or become jointly liable for your payroll taxes. I do not sign IRS Form 2678 or any equivalent state agent designation.
• Hold, receive, move or disburse your money, your employees' pay, or your tax deposits.
• Ask for or use your bank login, and I never need access to your bank.
• Represent you before the IRS or a state agency. With your signature I may use IRS Form 8821, which lets me see your account information and nothing more.

• Presentar sus declaraciones de impuestos de nómina como su agente ni asumir responsabilidad solidaria por sus impuestos de nómina. No firmo el Formulario 2678 del IRS ni ninguna designación estatal equivalente.
• Retener, recibir, mover ni desembolsar su dinero, el pago de sus empleados ni sus depósitos de impuestos.
• Pedir ni usar su acceso bancario; nunca necesito entrar a su banco.
• Representarlo ante el IRS ni ante una agencia estatal. Con su firma puedo usar el Formulario 8821 del IRS, que me permite ver la información de su cuenta y nada más.

3. The engagement letter governs

3. La carta de compromiso es la que rige

This page is a plain-language summary of how I work. The document that actually binds us is the engagement letter you sign, together with its Schedule A, which lists exactly what is being reviewed, for which period, for which states, at what fixed fee, and by what date. If anything on this page ever conflicts with a signed engagement letter, the signed letter wins.

Esta página es un resumen en lenguaje claro de cómo trabajo. El documento que realmente nos obliga es la carta de compromiso que usted firma, junto con su Anexo A, que detalla exactamente qué se revisa, por qué período, para qué estados, por qué honorario fijo y para qué fecha. Si algo en esta página llegara a contradecir una carta de compromiso firmada, prevalece la carta firmada.

No engagement exists — and no work begins — until I have both the signed letter and the deposit. Emailing me, booking a call, or filling in the intake form does not create an engagement.

No existe compromiso alguno —y no comienza ningún trabajo— hasta que yo tenga la carta firmada y el depósito. Escribirme, reservar una llamada o llenar el formulario de admisión no crea un compromiso.

4. Before I take a client: verification

4. Antes de aceptar un cliente: verificación

Because of the rise in fabricated business identities and because I will be looking at real employee data, I verify who I am working with before I sign anything. If I can confirm your business from a credible independent source — a state registration, an active website, a listed address, a professional profile that matches what you have told me — we can proceed remotely. If I cannot, an in-person meeting is required before I take the engagement. This applies to every client, is not personal, and is not negotiable.

Debido al aumento de identidades comerciales falsas y porque voy a ver datos reales de empleados, verifico con quién estoy trabajando antes de firmar nada. Si puedo confirmar su empresa desde una fuente independiente y creíble —un registro estatal, un sitio web activo, una dirección publicada, un perfil profesional que coincida con lo que me dijo— podemos continuar de forma remota. Si no puedo, se requiere una reunión en persona antes de aceptar el compromiso. Esto aplica a todos los clientes, no es personal y no es negociable.

I may also decline an engagement, before or after verification, for a conflict of interest, because the work is outside what I do, or because I cannot do it well in the time available. If I decline after taking a deposit, I refund whatever I have not yet earned.

También puedo rechazar un compromiso, antes o después de la verificación, por un conflicto de interés, porque el trabajo queda fuera de lo que hago, o porque no puedo hacerlo bien en el tiempo disponible. Si rechazo después de haber recibido un depósito, reembolso todo lo que aún no haya devengado.

5. What I need from you

5. Qué necesito de usted

A review is only as good as what it is built on. By hiring me you agree to give me complete and accurate information, a view-only login to your payroll platform (or the records themselves), and a reply within a reasonable time when I ask a question. You remain responsible for your own payroll, your own filings and your own deposits throughout — I am reviewing them, not running them.

Una revisión vale lo que valen los datos sobre los que se construye. Al contratarme, usted se compromete a darme información completa y exacta, un acceso de solo lectura a su plataforma de nómina (o los registros mismos), y una respuesta en un tiempo razonable cuando le pregunte algo. Usted sigue siendo responsable de su propia nómina, de sus propias declaraciones y de sus propios depósitos durante todo el proceso — yo los reviso, no los opero.

If the facts turn out to be materially different from what I was told when I quoted — more states, more employees, a longer period, records that do not exist — I stop, tell you, and quote the difference before doing anything else. If access or answers do not arrive and the engagement stalls for more than 30 days, I may close it out; the deposit covers the work done to that point.

Si los hechos resultan sustancialmente distintos de lo que se me dijo al cotizar —más estados, más empleados, un período más largo, registros que no existen— me detengo, se lo digo y cotizo la diferencia antes de hacer cualquier otra cosa. Si no llegan los accesos o las respuestas y el compromiso se detiene por más de 30 días, puedo cerrarlo; el depósito cubre el trabajo hecho hasta ese momento.

6. Fees, deposits and late payment

6. Honorarios, depósitos y pagos atrasados

Every review is a fixed fee, quoted in writing before it starts. In short: half with the signed letter and half on delivery (full fee up front under $500), invoices due in 14 days, work pauses if a payment is 7 days late, and 1.5% per month applies to amounts unpaid after 30 days. Prices shown on this website are starting points for the scope described; your quoted fee is the one in your engagement letter.

Cada revisión es un honorario fijo, cotizado por escrito antes de comenzar. En resumen: la mitad con la carta firmada y la mitad a la entrega (honorario completo por adelantado si es menos de $500), facturas a 14 días, el trabajo se pausa si un pago se atrasa 7 días, y se aplica 1.5% mensual a los montos impagos después de 30 días. Los precios mostrados en este sitio son puntos de partida para el alcance descrito; su honorario es el que figura en su carta de compromiso.

The full rules, including cancellations and refunds, are on the payment policy page.

Las reglas completas, incluidas cancelaciones y reembolsos, están en la página de política de pago.

7. In-person meetings and travel

7. Reuniones en persona y viajes

I meet clients in person anywhere between Miami and Orlando. Meetings in my immediate area are included. Outside it, a travel fee is quoted per visit, in writing, before the visit happens, and it appears in the engagement letter. Remote engagements have no travel fee.

Me reúno con clientes en persona en cualquier punto entre Miami y Orlando. Las reuniones en mi área inmediata están incluidas. Fuera de ella, se cotiza una tarifa de viaje por visita, por escrito, antes de que la visita ocurra, y aparece en la carta de compromiso. Los compromisos remotos no tienen tarifa de viaje.

8. Confidentiality and your data

8. Confidencialidad y sus datos

Everything you show me is confidential. I do not share it, sell it, publish it or use it for anything other than your engagement, and I do not name you as a client without your written permission. Exactly what I access, what I copy, where it is kept, how long it is kept and how it is deleted is set out on the privacy and data handling page, which forms part of these terms.

Todo lo que usted me muestra es confidencial. No lo comparto, no lo vendo, no lo publico ni lo uso para nada distinto de su compromiso, y no lo menciono como cliente sin su permiso por escrito. Exactamente a qué accedo, qué copio, dónde se guarda, cuánto tiempo se conserva y cómo se elimina está en la página de privacidad y manejo de datos, que forma parte de estos términos.

9. The report and who may use it

9. El informe y quién puede usarlo

When the final invoice is paid, the report is yours. You may use it inside your business and share it with your own accountant, attorney, payroll provider or insurer. It is prepared for you and your situation, so anyone else who relies on it does so at their own risk and I take no responsibility for that use. Please do not republish it, sell it, or hand it on as a product of your own.

Cuando se paga la factura final, el informe es suyo. Puede usarlo dentro de su empresa y compartirlo con su contador, abogado, proveedor de nómina o aseguradora. Está preparado para usted y su situación, así que cualquier tercero que se base en él lo hace bajo su propio riesgo y yo no asumo responsabilidad por ese uso. Le pido que no lo republique, no lo venda ni lo entregue como producto propio.

The templates, checklists, methods and wording I use to produce reports stay mine, and I continue to use them with other clients. The contents of this website are mine as well.

Las plantillas, listas de verificación, métodos y redacción que uso para producir informes siguen siendo míos, y los sigo usando con otros clientes. El contenido de este sitio web también es mío.

10. No guaranteed outcome; limit on liability

10. Sin resultado garantizado; límite de responsabilidad

I sell a careful review and a written report, not a result. A review that finds nothing wrong is still a completed review, and it is a good outcome. I cannot promise that an agency will agree with a report, that a penalty will be reduced or removed, or that nothing further will ever be found — agencies reach their own conclusions, and rules change.

Vendo una revisión cuidadosa y un informe escrito, no un resultado. Una revisión que no encuentra nada mal sigue siendo una revisión completada, y es un buen resultado. No puedo prometer que una agencia esté de acuerdo con un informe, que una multa se reduzca o se elimine, ni que nunca se encuentre nada más — las agencias llegan a sus propias conclusiones y las reglas cambian.

A review covers only what is listed in Schedule A, for the period and states listed there, based on the records and answers I was given. If something outside that scope, or something I was not shown, causes a problem later, that is not within what I was engaged to do.

Una revisión cubre únicamente lo que figura en el Anexo A, para el período y los estados allí indicados, con base en los registros y respuestas que se me dieron. Si algo fuera de ese alcance, o algo que no se me mostró, causa un problema después, eso queda fuera de aquello para lo que fui contratada.

To the fullest extent Florida law allows, my total liability arising out of any engagement is limited to the fees you paid me for that engagement, and I am not liable for indirect or consequential losses such as lost profits or lost business. Nothing here limits liability for fraud or for anything that cannot be limited by law.

En la máxima medida que permita la ley de Florida, mi responsabilidad total derivada de cualquier compromiso se limita a los honorarios que usted me pagó por ese compromiso, y no respondo por pérdidas indirectas o consecuentes como lucro cesante o pérdida de negocio. Nada de lo aquí dispuesto limita la responsabilidad por fraude ni por aquello que la ley no permite limitar.

11. Independent contractor; no authority over your money

11. Contratista independiente; sin autoridad sobre su dinero

I work as an independent contractor. Hiring me does not make me your employee, your partner, your agent, or an officer or responsible party of your business, and it gives me no authority to act for you with any bank, agency or provider. I make no filings in your name and I authorize no payments.

Trabajo como contratista independiente. Contratarme no me convierte en su empleada, su socia, su agente, ni en directiva o persona responsable de su empresa, y no me da autoridad para actuar por usted ante ningún banco, agencia o proveedor. No presento declaraciones a su nombre ni autorizo pagos.

12. Ending an engagement

12. Terminar un compromiso

You may end an engagement in writing at any time before the report is delivered; the deposit covers the work done up to that date and nothing further is owed. I may end an engagement if payment stops, if information turns out to be false, if a conflict appears, or if I am asked to do something I am not licensed or willing to do — and if I do, I refund whatever I have not earned. When an engagement ends for any reason, please remove my access to your payroll platform.

Usted puede terminar un compromiso por escrito en cualquier momento antes de la entrega del informe; el depósito cubre el trabajo realizado hasta esa fecha y no se debe nada más. Yo puedo terminar un compromiso si se detiene el pago, si la información resulta falsa, si aparece un conflicto, o si se me pide hacer algo que no estoy autorizada o dispuesta a hacer — y si lo hago, reembolso todo lo que no haya devengado. Cuando un compromiso termina, por la razón que sea, le pido que elimine mi acceso a su plataforma de nómina.

13. Florida law; where disputes are heard

13. Ley de Florida; dónde se resuelven las disputas

These terms and every engagement are governed by the laws of the State of Florida, without regard to conflict-of-law rules. If we cannot resolve a disagreement between ourselves, it will be heard in the state or federal courts located in Miami-Dade County, Florida, and we both agree to that venue. Before filing anything, both of us agree to raise the problem in writing and give the other 30 days to fix it — most things end there.

Estos términos y todo compromiso se rigen por las leyes del Estado de Florida, sin atender a las normas sobre conflicto de leyes. Si no logramos resolver un desacuerdo entre nosotros, se verá en los tribunales estatales o federales ubicados en el Condado de Miami-Dade, Florida, y ambos aceptamos esa jurisdicción. Antes de presentar cualquier acción, ambos nos comprometemos a plantear el problema por escrito y dar 30 días a la otra parte para corregirlo — la mayoría de las cosas terminan ahí.

14. Using this website

14. Uso de este sitio web

Everything on this site is general information about payroll rules and about my services. It is not advice for your situation, it may become out of date, and you should not act on it without checking your own facts. Penalty amounts and rates shown here come from published IRS, US Department of Labor and Florida sources and change over time.

Todo lo que aparece en este sitio es información general sobre reglas de nómina y sobre mis servicios. No es asesoría para su situación, puede quedar desactualizada, y no debería actuar en función de ella sin verificar sus propios hechos. Los montos de multas y las tasas aquí mostrados provienen de fuentes publicadas del IRS, el Departamento de Trabajo de EE. UU. y Florida, y cambian con el tiempo.

Sending me an email or booking a call does not make you a client and does not make what you send confidential in the way an engagement does, so please do not send Social Security numbers, bank details or full payroll registers in a first email. Some buttons here open tools run by other companies, such as scheduling or form software; what you enter there is handled under their terms as well as mine. Please do not use this site to do anything unlawful, to scrape or copy it wholesale, or to interfere with how it runs.

Enviarme un correo o reservar una llamada no lo convierte en cliente y no hace que lo enviado sea confidencial del modo en que lo es dentro de un compromiso, así que le pido que no envíe números de Seguro Social, datos bancarios ni registros de nómina completos en un primer correo. Algunos botones de este sitio abren herramientas operadas por otras empresas, como software de agenda o de formularios; lo que usted ingresa allí se maneja también bajo los términos de esas empresas. Le pido que no use este sitio para nada ilegal, que no lo copie ni lo extraiga masivamente, y que no interfiera con su funcionamiento.

15. Changes to these terms, and how to reach me

15. Cambios a estos términos y cómo contactarme

I may update this page as the practice changes. The effective date at the top tells you which version you are reading. A change here never alters an engagement letter you have already signed. Questions about anything on this page: mel@poncepayrollcompliance.pro.

Puedo actualizar esta página a medida que la práctica cambie. La fecha de vigencia en la parte superior le indica qué versión está leyendo. Un cambio aquí nunca altera una carta de compromiso que usted ya firmó. Preguntas sobre cualquier punto de esta página: mel@poncepayrollcompliance.pro.