Your payroll software does the math. It doesn't tell you whether the setup is right.
Su software de nómina hace las cuentas. No le dice si la configuración está correcta.
A written review of your payroll setup — every state where people work, every tax account, every garnishment — and what each gap costs if it stays open.
Una revisión escrita de la configuración de su nómina — cada estado donde trabaja su gente, cada cuenta de impuestos, cada embargo de salario — y cuánto cuesta cada brecha si se deja abierta.
- FPC certified (PayrollOrg)
- Certificación FPC (PayrollOrg)
- Over five years in US payroll, all 50 states
- Más de cinco años en nómina de EE. UU., los 50 estados
- English & Spanish
- Inglés y español
- Fixed fee, quoted before I start
- Precio fijo, cotizado antes de empezar
- Finding
- Resultado
- Two employees have worked from Georgia since March. No Georgia withholding or unemployment account exists.
- Dos empleados trabajan desde Georgia desde marzo. No existe cuenta de retención ni de desempleo en Georgia.
- The rule
- La regla
- Georgia taxes wages where the work is physically performed. The employer must register and withhold from the first paycheck.
- Georgia grava los salarios donde el trabajo se realiza físicamente. El empleador debe registrarse y retener desde el primer pago.
- What your records show
- Lo que muestran sus registros
- Florida-only setup. $38,400 in Georgia wages paid with no Georgia withholding.
- Configuración solo de Florida. $38,400 en salarios de Georgia pagados sin retención de Georgia.
Businesses whose payroll got complicated because they're growing.
Negocios cuya nómina se complicó porque están creciendo.
Someone moved. Someone works remote. You hired in a second state. The software kept running while the setup fell behind. That's what I catch.
Alguien se mudó. Alguien trabaja remoto. Contrató en un segundo estado. El software siguió corriendo mientras la configuración se quedó atrás. Eso es lo que detecto.
A typical finding. Fictional company, real pattern.
Una recomendación típica. Empresa ficticia, patrón real.
Employees in more than one state
Empleados en más de un estado
A remote hire creates tax obligations where they sit, registered or not. I check where people work against where you hold accounts.
Un empleado remoto crea obligaciones fiscales donde está, registrado o no. Comparo dónde trabaja la gente con dónde tiene cuentas.
Year-end is coming
Se acerca el cierre de año
W-2s are due January 31. The errors on them were made months earlier. A fall review fixes them before filing, not after.
Los W-2 vencen el 31 de enero. Sus errores se cometieron meses antes. Una revisión en otoño los corrige antes de presentar, no después.
Accounting firms and attorneys
Firmas contables y abogados
Fee-for-service overflow: the payroll you inherit with a new client, year-end reconciliation, back-pay calculations for employment matters.
Desborde por honorarios: la nómina que hereda con un cliente nuevo, conciliación de cierre de año, cálculos de salarios atrasados para asuntos laborales.
Fixed scope. Fixed price. A written report every time.
Alcance fijo. Precio fijo. Un informe escrito siempre.
A defined checklist, a fixed price, and every finding written the same way: issue, rule, evidence, cost, fix. Pick the one that sounds closest and its button writes the email for you — every review asks the same questions, and I'll say so if a different one fits you better.
Lista de verificación definida, precio fijo, y cada recomendación redactada igual: problema, regla, evidencia, costo, corrección. Elija la que más se acerque y su botón escribe el correo por usted — todas las revisiones hacen las mismas preguntas, y le diré si otra le conviene más.
Single-state setup check
Revisión de configuración en un estado
$225
One state. Is the basic setup right?
Un estado. ¿Está bien lo básico?
- State withholding and unemployment registrations
- Registros de retención estatal y de desempleo
- Unemployment rate, local taxes, minimum wage and overtime settings
- Tasa de desempleo, impuestos locales, salario mínimo y horas extra
- What each gap costs if left open
- Cuánto cuesta cada brecha si se deja abierta
Multi-state compliance review
Revisión de cumplimiento multiestatal
$650 up to 5 states · $1,250 for 6+hasta 5 estados · $1,250 para 6 o más
Remote or relocated employees. The single-state check for every state, plus:
Empleados remotos o reubicados. La revisión de un estado, en cada estado, más:
- Where employees work vs. where you're registered
- Dónde trabajan los empleados vs. dónde está registrado
- Reciprocity, nonresident withholding, state paid-leave deductions
- Reciprocidad, retención a no residentes, deducciones estatales de licencia pagada
- Prioritized fix list, exposure per finding
- Lista de correcciones priorizada, exposición por recomendación
Year-end review before W-2 filing
Revisión de cierre de año antes del W-2
$850 under 25 employees · $2,400 for 25–100menos de 25 empleados · $2,400 para 25–100
What will be wrong on the W-2s, while there's time to fix it.
Qué saldrá mal en los W-2, mientras hay tiempo de corregirlo.
- Quarterly (941) and annual (940) filings reconciled to payroll totals
- Declaraciones 941 y 940 conciliadas con los totales de nómina
- Garnishments confirmed as remitted, not just deducted
- Embargos confirmados como remitidos, no solo descontados
- Commonly missed taxable items: group life, vehicles, S-corp owner health
- Conceptos gravables que suelen omitirse: seguro de vida, vehículos, salud de dueño S-corp
New employer setup — $600
Configuración de nuevo empleador — $600
Your first W-2 employee. Federal and state accounts, platform setup, first payroll run reviewed.
Su primer empleado W-2. Cuentas federales y estatales, configuración, primera corrida de nómina revisada.
Provider migration check — from $450
Revisión de migración de proveedor — desde $450
Switching providers mid-year? I validate the year-to-date figures that carry over — where January W-2 errors are born.
¿Cambia de proveedor a mitad de año? Valido las cifras acumuladas que se transfieren — ahí nacen los errores de W-2.
Notice & correction work — quoted
Notificaciones y correcciones — cotizado
An agency notice, or a filing that needs amending (941-X, W-2c). I find the cause and prepare the correction for your signature.
Una notificación de agencia, o una declaración por enmendar (941-X, W-2c). Encuentro la causa y preparo la corrección para su firma.
Ten wrong W-2s fixed after August: $6,800. Fixed before they're filed: $0. That's why the year-end review sells in the fall.
Diez W-2 incorrectos corregidos después de agosto: $6,800. Corregidos antes de presentarlos: $0. Por eso la revisión de cierre de año se vende en otoño.
Every review ends in a written findings report. Prices are quoted in writing before work begins; larger setups quoted individually. Accounting firms: fee-for-service rates on request.
Toda revisión termina en un informe escrito de resultados. Los precios se cotizan por escrito antes de comenzar; configuraciones grandes se cotizan aparte. Firmas contables: tarifas por servicio a solicitud.
Like a home inspection, for your payroll.
Como una inspección de vivienda, para su nómina.
I don't run your payroll and I never touch your money. I work inside your own system as a limited user; you get a report you can act on or hand to your accountant.
No proceso su nómina y nunca toco su dinero. Trabajo dentro de su propio sistema como usuario limitado; usted recibe un informe que puede ejecutar o entregar a su contador.
Short intake
Intake breve
Ten minutes: states, headcount, platform, what prompted the call. Scope and price confirmed in writing. Between Orlando and Miami, I can come to you.
Diez minutos: estados, plantilla, plataforma, qué motivó la consulta. Alcance y precio confirmados por escrito. Entre Orlando y Miami, puedo ir a su negocio.
Limited access
Acceso limitado
You add me as a user in your payroll platform. No bank access, no signing authority, ever.
Me agrega como usuario en su plataforma de nómina. Sin acceso bancario, sin firma, nunca.
The review
La revisión
I work the checklist, typically in 5–7 business days, and confirm anything unclear with you.
Trabajo la lista de verificación, normalmente en 5–7 días hábiles, y confirmo cualquier duda con usted.
Written report + walkthrough
Informe escrito + explicación
The report, then a call to walk through it — in English or Spanish.
El informe, y luego una llamada para repasarlo — en inglés o español.
Mel Ponce, FPC
Mel Ponce, FPC
Payroll compliance reviews · Miami & Orlando · English and Spanish
Revisiones de cumplimiento de nómina · Miami y Orlando · inglés y español
For most of those years my job was the escalation queue: the notices nobody could explain, the garnishment deducted for a year and never sent anywhere, the business that hired in three new states and registered in none. The same handful of setup mistakes, thousands of times. That's what this practice is built on.
Durante la mayoría de esos años mi trabajo fue la cola de escalaciones: las notificaciones que nadie podía explicar, el embargo descontado por un año y nunca enviado, el negocio que contrató en tres estados nuevos y no se registró en ninguno. Los mismos errores de configuración, miles de veces. Esa es la base de esta práctica.
I sell findings, not opinions. What you do with them is your decision — and if a finding needs a lawyer or a CPA, the report says so.
Vendo hallazgos, no opiniones. Qué hacer con ellos es su decisión — y si una recomendación necesita un abogado o un CPA, el informe lo dice.
Clear lines keep the price fixed and the work honest.
Límites claros mantienen el precio fijo y el trabajo honesto.
Things people ask before booking.
Lo que la gente pregunta antes de reservar.
We already pay a payroll company. Why would we need this?
Payroll companies calculate and file based on how your account was set up — usually by whoever onboarded you, on day one. They don't audit whether that setup still matches your business. When a state notice arrives, they'll tell you what it says; they won't tell you it was avoidable. That's the gap this fills.
Ya pagamos a una empresa de nómina. ¿Para qué necesitaríamos esto?
Las empresas de nómina calculan y declaran según cómo se configuró su cuenta — normalmente por quien lo dio de alta, el primer día. No auditan si esa configuración sigue coincidiendo con su negocio. Cuando llega una notificación estatal, le dirán qué dice; no le dirán que era evitable. Esa es la brecha que esto cubre.
What does "exposure" mean in the report?
The cost of leaving the finding uncorrected, using published penalty rules — for example, a federal payroll tax deposit that's late by more than 15 days carries a 10% penalty, and a W-2 not filed by August is $340 per form for the 2026 tax year. Where a number depends on facts I can't see, I say so and give a range.
¿Qué significa "exposición" en el informe?
El costo de no atender la recomendación, usando las reglas de multas publicadas — por ejemplo, un depósito de impuestos federales de nómina con más de 15 días de retraso lleva una multa del 10%, y un W-2 no presentado para agosto cuesta $340 por formulario para el año fiscal 2026. Cuando una cifra depende de datos que no puedo ver, lo digo y doy un rango.
Will you fix the problems you find?
The report includes the fix for each item, and many are things you or your accountant can do in an afternoon. Registrations, amended filings and corrections that you'd rather hand off are quoted separately — you're never obligated to buy the fix from the person who found it.
¿Usted corrige los problemas que encuentra?
El informe incluye la corrección de cada punto, y muchas son cosas que usted o su contador pueden hacer en una tarde. Los registros, declaraciones enmendadas y correcciones que prefiera delegar se cotizan por separado — nunca está obligado a comprar la corrección a quien encontró el problema.
Which payroll platforms do you work with?
ADP, Gusto, Paychex, QuickBooks Payroll, Xero, Paycor, UKG, Rippling, Square — I'm a certified QuickBooks ProAdvisor and Xero Advisor — and if yours isn't on the list, I'll learn it before the review starts. The rules are identical across all of them.
¿Con qué plataformas de nómina trabaja?
ADP, Gusto, Paychex, QuickBooks Payroll, Xero, Paycor, UKG, Rippling, Square — soy ProAdvisor certificada de QuickBooks y asesora certificada de Xero — y si la suya no está en la lista, la aprendo antes de comenzar la revisión. Las reglas son idénticas en todas.
How do you keep our data safe?
I use the limited-access user login you create for me, and you can remove it the day the report is delivered. I don't download employee records to keep; working files are deleted after the engagement closes. Details are in the engagement letter you sign before I start.
¿Cómo protege nuestros datos?
Uso el acceso de usuario limitado que usted crea para mí, y puede eliminarlo el día que se entrega el informe. No descargo registros de empleados para conservarlos; los archivos de trabajo se eliminan al cerrar el contrato. Los detalles están en la carta de contratación que firma antes de empezar.
Can we meet in person?
Yes. I'm based in Florida and will travel anywhere between Orlando and Miami — for the first meeting before you sign anything, and, for ongoing clients, on payroll-run days when you want me in the room. Meetings within my immediate area are included; further along the corridor there's a small travel fee, quoted up front with the rest of the price.
¿Podemos reunirnos en persona?
Sí. Estoy en Florida y viajo a cualquier punto entre Orlando y Miami — para la primera reunión antes de que firme nada y, para clientes recurrentes, los días de corrida de nómina cuando quiera que esté presente. Las reuniones en mi área inmediata están incluidas; más lejos en el corredor hay una pequeña tarifa de viaje, cotizada por adelantado junto con el precio.
Why do you verify new clients before starting?
Because payroll work means access to Social Security numbers, pay data and tax accounts, and impersonation is now easy. Before I take on any client I confirm the business is real — a Google Business listing, a state registration, a website, or a referral from someone I know. If I can't verify you that way, we meet in person first. It's a five-minute step that protects your employees as much as it protects me.
¿Por qué verifica a los clientes nuevos antes de empezar?
Porque el trabajo de nómina implica acceso a números de Seguro Social, datos de pago y cuentas de impuestos, y hoy suplantar una identidad es fácil. Antes de aceptar a cualquier cliente confirmo que el negocio es real — un perfil de Google Business, un registro estatal, un sitio web o una referencia de alguien que conozco. Si no puedo verificarlo así, nos reunimos en persona primero. Es un paso de cinco minutos que protege a sus empleados tanto como a mí.
Do you work with businesses outside Florida?
Yes — the work is remote and most of my experience is with employers in other states. Florida is where I'm local — Orlando, Miami, and everywhere on the road between them — so Florida rules get extra attention and in-person meetings are possible.
¿Trabaja con negocios fuera de Florida?
Sí — el trabajo es remoto y la mayor parte de mi experiencia es con empleadores de otros estados. Florida es donde soy local — Orlando, Miami y todo el trayecto entre ambas — así que las reglas de Florida reciben atención especial y las reuniones en persona son posibles.
Tell me about your setup.
Cuénteme sobre su configuración.
Email is fastest. Headcount, states, platform — I'll reply within one business day with whether a review makes sense and what it costs.
El correo es lo más rápido. Plantilla, estados, plataforma — le respondo en un día hábil con si una revisión tiene sentido y cuánto cuesta.
mel@poncepayrollcompliance.promel@poncepayrollcompliance.pro
Clicking it opens an email with the same questions already written in, no service picked. Fill in what you know — "not sure" is a real answer — and I'll tell you which review fits. If you would rather choose first, see services and prices.
Al hacer clic se abre un correo con las mismas preguntas ya escritas, sin servicio elegido. Complete lo que sepa —"no estoy seguro" es una respuesta válida— y le digo cuál revisión encaja. Si prefiere elegir primero, vea servicios y precios.
- Hours: Monday–Friday, 9am–5pm Eastern. Replies within one business day.
- Horario: lunes a viernes, 9am–5pm hora del este. Respuesta en un día hábil.
- Location: Miami and Orlando, Florida. In person anywhere between the two (small travel fee outside my immediate area); remote for clients anywhere in the US.
- Ubicación: Miami y Orlando, Florida. En persona en cualquier punto entre ambas (pequeña tarifa de viaje fuera de mi área inmediata); remoto para clientes en cualquier parte de EE. UU.
- For accounting firms and attorneys: put "firm" in the subject line and I'll send fee-for-service rates and a sample report.
- Para firmas contables y abogados: ponga "firma" en el asunto y le envío tarifas por servicio y un informe de muestra.
- What to have ready: headcount, the states where employees work, your payroll platform, and any notice you've received.
- Qué tener a mano: plantilla, los estados donde trabajan los empleados, su plataforma de nómina y cualquier notificación recibida.