The short version

La versión corta

I see your payroll records with a view-only login, I copy only the extracts I need, I keep them on one encrypted device, nobody else sees them, and I delete them on a schedule I will confirm to you in writing. I never ask for a bank login and I never move money.

Veo sus registros de nómina con un acceso de solo lectura, copio únicamente los extractos que necesito, los guardo en un solo dispositivo cifrado, nadie más los ve, y los elimino en un calendario que le confirmo por escrito. Nunca pido un acceso bancario y nunca muevo dinero.

This page covers two different things: what happens to a client's payroll data during an engagement, and what happens when you simply visit this website. Both are below.

Esta página cubre dos cosas distintas: qué pasa con los datos de nómina de un cliente durante un compromiso, y qué pasa cuando usted simplemente visita este sitio web. Ambas están abajo.

What I access during an engagement

A qué accedo durante un compromiso

• A view-only user login to your payroll platform — the most limited role that can still see payroll, tax and employee records.
• Payroll registers, tax filings and deposit records for the period being reviewed.
• Employee tax setup (Forms W-4 and state equivalents), work locations and pay rates.
• State and IRS account notices, rate notices and registration letters.
• Garnishment orders, benefit summaries and time records where the scope calls for them.
• With your signature, a disclosure-only IRS authorization (Form 8821) that lets me see your IRS account transcripts — never to act on them.

• Un acceso de usuario de solo lectura a su plataforma de nómina — el rol más limitado que aún pueda ver los registros de nómina, impuestos y empleados.
• Registros de nómina, declaraciones de impuestos y comprobantes de depósito del período revisado.
• Configuración fiscal de los empleados (Formularios W-4 y sus equivalentes estatales), lugares de trabajo y tarifas de pago.
• Avisos de cuentas estatales y del IRS, avisos de tasa y cartas de registro.
• Órdenes de embargo de salario, resúmenes de beneficios y registros de horas cuando el alcance lo requiera.
• Con su firma, una autorización solo de divulgación ante el IRS (Formulario 8821) que me permite ver las transcripciones de su cuenta — nunca actuar sobre ellas.

What I copy, and where it is kept

Qué copio, y dónde se guarda

Working extracts only: the reports and figures I need to compare your setup with the rules. I do not download your full employee database, your bank details, or documents that are not within the agreed scope.

Solo extractos de trabajo: los reportes y cifras que necesito para comparar su configuración con las reglas. No descargo su base de datos completa de empleados, sus datos bancarios, ni documentos que estén fuera del alcance acordado.

They live on one encrypted device, in a folder used for your engagement only, with disk encryption and a passcode turned on, backed up to an encrypted backup. Documents you send me arrive through a secure upload link or through your payroll platform. No shared drives, no public cloud folders, no one else's devices.

Se guardan en un solo dispositivo cifrado, en una carpeta usada exclusivamente para su compromiso, con cifrado de disco y código de acceso activados, con respaldo en una copia de seguridad cifrada. Los documentos que usted me envía llegan por un enlace seguro de carga o por su plataforma de nómina. Sin unidades compartidas, sin carpetas públicas en la nube, sin dispositivos de terceros.

Who sees it

Quién lo ve

Only me. No assistants, no subcontractors, no offshore processing. If a task ever needed another person, I would ask for your written consent first, name the person, and bind them to the same terms. Your report goes to you, and to whoever you tell me in writing to send it to. I never sell data, and I never use your records for anything other than your engagement.

Solo yo. Sin asistentes, sin subcontratistas, sin procesamiento en el extranjero. Si alguna tarea llegara a requerir a otra persona, le pediría antes su consentimiento por escrito, le diría quién es y la obligaría a los mismos términos. Su informe va a usted, y a quien usted me indique por escrito. Nunca vendo datos, y nunca uso sus registros para nada distinto de su compromiso.

The one exception is a legal one: if a court order or a law required disclosure, I would comply, and I would tell you unless I were legally forbidden from doing so.

La única excepción es legal: si una orden judicial o una ley exigieran la divulgación, cumpliría, y se lo diría a usted salvo que la ley me lo prohibiera.

How long it is kept, and how it is deleted

Cuánto tiempo se conserva, y cómo se elimina

Working copies are kept while the engagement is open plus 30 days, then deleted — the engagement folder is erased from the device and from the backup, and emailed attachments are deleted from the mailbox. One copy of the final report is kept for 3 years, then deleted the same way. Ask, and I will confirm each deletion in writing.

Las copias de trabajo se conservan mientras el compromiso esté abierto más 30 días, y luego se eliminan — la carpeta del compromiso se borra del dispositivo y del respaldo, y los adjuntos de correo se eliminan del buzón. Una copia del informe final se conserva 3 años y luego se elimina de la misma manera. Pídalo, y le confirmaré cada eliminación por escrito.

How to send me documents safely

Cómo enviarme documentos de forma segura

• Best: share from inside your payroll platform, or upload to the secure document link I send you.
• Good: a password-protected (encrypted) PDF, with the password sent separately by text or told to me on a call.
• Never: a plain email or text message containing Social Security numbers, bank details or a full payroll register. If one arrives, I will tell you, delete it, and ask for it again the secure way.

• Lo mejor: compartir desde su plataforma de nómina, o subirlos al enlace seguro de documentos que le envío.
• Aceptable: un PDF protegido con contraseña (cifrado), con la contraseña enviada aparte por mensaje de texto o dicha en una llamada.
• Nunca: un correo o mensaje de texto sin cifrar que contenga números de Seguro Social, datos bancarios o un registro de nómina completo. Si llega uno, se lo diré, lo eliminaré y se lo pediré de nuevo por la vía segura.

If something goes wrong

Si algo sale mal

If I learn that your data in my possession was accessed, lost or disclosed without authorization, I will notify you within 72 hours of learning of it, tell you what was affected and what I have done about it, and cooperate with any notice you must give under Florida law.

Si me entero de que sus datos en mi poder fueron accedidos, perdidos o divulgados sin autorización, se lo notificaré dentro de las 72 horas siguientes a enterarme, le diré qué se vio afectado y qué he hecho al respecto, y cooperaré con cualquier aviso que usted deba dar conforme a la ley de Florida.

Your rights as a client

Sus derechos como cliente

• Revoke my platform login at any time, without notice or explanation. The day the report is delivered is a good day to do it.
• Withdraw the IRS Form 8821 authorization at any time by telling me or the IRS.
• Ask for written confirmation of deletion, at 30 days and again at 3 years.
• Ask at any time what I hold about your business, and receive an answer within 5 business days.

• Revocar mi acceso a la plataforma en cualquier momento, sin aviso ni explicación. El día en que se entrega el informe es un buen día para hacerlo.
• Retirar la autorización del Formulario 8821 del IRS en cualquier momento, avisándome a mí o al IRS.
• Solicitar confirmación por escrito de la eliminación, a los 30 días y de nuevo a los 3 años.
• Preguntar en cualquier momento qué información conservo sobre su empresa, y recibir respuesta dentro de 5 días hábiles.

When you just visit this website

Cuando usted solo visita este sitio web

This site does not ask you to create an account, and it has no advertising or tracking pixels. It stores one thing in your browser: which language you last chose, so the page opens that way next time. That preference stays on your device, is not sent to me, and disappears when you clear your browser data. Fonts are loaded from Google Fonts, which means your browser requests those font files from Google; the web host that serves this site keeps ordinary server logs, which typically include the visiting address and the time of the request.

Este sitio no le pide crear una cuenta, y no tiene publicidad ni píxeles de seguimiento. Guarda una sola cosa en su navegador: qué idioma eligió por última vez, para que la página se abra así la próxima vez. Esa preferencia queda en su dispositivo, no se me envía, y desaparece cuando usted borra los datos de su navegador. Las tipografías se cargan desde Google Fonts, lo que significa que su navegador solicita esos archivos a Google; el proveedor que aloja este sitio conserva registros de servidor ordinarios, que normalmente incluyen la dirección de visita y la hora de la solicitud.

If you email me, book a call, or fill in the intake form, I receive what you choose to send. Scheduling and form buttons on this site open tools run by other companies, and what you enter there is handled under their privacy terms as well as mine. Because a first email is not yet a confidential engagement, please do not send Social Security numbers, bank details or full payroll registers in it.

Si me escribe, reserva una llamada o llena el formulario de admisión, recibo lo que usted elija enviar. Los botones de agenda y de formulario en este sitio abren herramientas operadas por otras empresas, y lo que usted ingresa allí se maneja bajo la política de privacidad de esas empresas además de la mía. Como un primer correo todavía no es un compromiso confidencial, le pido que no envíe en él números de Seguro Social, datos bancarios ni registros de nómina completos.

Inquiry emails that do not become engagements are deleted within 12 months. I do not send marketing email to people who have not asked for it.

Los correos de consulta que no se convierten en compromisos se eliminan dentro de los 12 meses. No envío correos de marketing a quienes no los han pedido.

Questions, and changes to this page

Preguntas, y cambios a esta página

The responsible person is Mel Ponce, FPC, Ponce Payroll Compliance. Questions about anything here, or a request about your own data: mel@poncepayrollcompliance.pro. I may update this page as the practice changes; the effective date at the top tells you which version you are reading, and a change here never reduces the protections in an engagement letter you have already signed.

La persona responsable es Mel Ponce, FPC, Ponce Payroll Compliance. Preguntas sobre cualquier punto de esta página, o una solicitud sobre sus propios datos: mel@poncepayrollcompliance.pro. Puedo actualizar esta página a medida que la práctica cambie; la fecha de vigencia en la parte superior le indica qué versión está leyendo, y un cambio aquí nunca reduce las protecciones de una carta de compromiso que usted ya firmó.